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Section 6 — Gestion d’équipe & Rôles

Rôles concernés : Owner et Admin pour la gestion ; tous les rôles pour la consultation.

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1. Comprendre les Équipes

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Qu’est-ce qu’une équipe sur Oya Editions ?

• Un espace de stockage dédié (appelé « drive »), automatiquement créé à la fondation de l’équipe, dans lequel tous les fichiers et médias de l’équipe sont organisés.
• Un ensemble de membres, chacun disposant d’un rôle précis qui détermine ce qu’il peut faire.
• Des publications (livres, articles) rattachées à l’équipe.

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Pourquoi créer une équipe ?

• Travailler seul : une équipe peut n’avoir qu’un seul membre (son propriétaire) et servir d’espace de travail personnel.
• Collaborer : inviter des co-auteurs, des relecteurs, des administrateurs ou des contributeurs externes au même espace éditorial.
• Cloisonner les projets : gérer plusieurs projets éditoriaux distincts en créant une équipe par projet ou par maison d’édition.
• Contrôler les accès : grâce au système de rôles, définir précisément qui peut créer, modifier ou seulement consulter les contenus.

Note : La création d’une équipe nécessite une autorisation préalable de l’administration de la plateforme. Si vous n’avez pas encore accès à cette fonctionnalité, contactez l’équipe Oya Editions.

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2. Les Rôles et Permissions

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Présentation des rôles

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Tableau complet des permissions

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Hiérarchie des permissions

Owner
  └── Admin
        └── Editor
              └── Contributor
                    └── Viewer
                          └── Member

• Le rôle Owner est unique par équipe. Il est attribué automatiquement au créateur de l’équipe.
• Les Admin peuvent gérer tous les membres dont le rôle est inférieur au leur (ils ne peuvent pas modifier le rôle d’un autre Admin ni de l’Owner).
• Le rôle Owner ne peut pas être retiré via l’interface de gestion des membres — il est protégé.
• Par défaut, lors d’une invitation, le rôle Contributeur est pré-sélectionné.

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3. Créer une Équipe

Qui peut créer une équipe ? Tout utilisateur disposant d’une autorisation de la plateforme. Les utilisateurs avec le rôle interne editor (type de compte plateforme) sont redirigés vers un message d’information leur demandant de contacter l’administration.

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Scénario 1 — Première connexion (aucune équipe)

1. La fenêtre “Bienvenue sur Oya Editions” s’affiche automatiquement.
2. Saisissez le nom de votre équipe (entre 3 et 50 caractères).
3. Ajoutez un logo (optionnel) — taille recommandée : 256 × 256 pixels.
4. Cliquez sur “Créer l’équipe”.
5. Un message de confirmation apparaît : “[Nom de l’équipe] a été créée et vous en êtes le propriétaire.”
6. Vous êtes automatiquement redirigé vers votre tableau de bord.

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Scénario 2 — Créer une équipe supplémentaire

1. Cliquez sur le sélecteur d’équipe en haut à gauche de la barre latérale (il affiche le nom de votre équipe active).
2. Dans le menu déroulant, cliquez sur “Créer une équipe”.
3. La fenêtre de création s’ouvre. Saisissez le nom et optionnellement un logo.
4. Cliquez sur “Créer l’équipe”.
5. La session est automatiquement rafraîchie et vous êtes redirigé vers le tableau de bord de la nouvelle équipe.

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Configuration initiale & espace de stockage (drive)

• Création du drive : un répertoire racine nommé “Drive - [Nom de l’équipe]” est provisionné. C’est dans cet espace que seront organisés tous les fichiers, médias et documents de l’équipe.
• Attribution du rôle Owner : vous êtes automatiquement désigné propriétaire de l’équipe avec un membership actif (status: member, role: owner).
• Liaison des relations : l’équipe est liée à son drive et à son propriétaire via des identifiants uniques (documentId).

Il n’y a aucune action manuelle à effectuer pour configurer le drive — tout est géré automatiquement.

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4. Inviter des Membres

Qui peut inviter ? Uniquement les membres avec le rôle Admin ou Owner.

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Envoyer une invitation par email

1. Depuis votre tableau de bord, accédez à Paramètres (menu latéral, section équipe).
2. Cliquez sur l’onglet “Membres”.
3. Cliquez sur le bouton “Nouvelle invitation” (en haut à droite de la liste des membres).
4. La fenêtre d’invitation s’ouvre.

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Attribuer un rôle à l’invitation

5. Saisissez l’adresse email de la personne à inviter (format : nom@exemple.com).
6. Sélectionnez le rôle à attribuer dans la liste déroulante :
   • Membre — Accès limité
   • Contributeur — Peut consulter et modifier (sélectionné par défaut)
   • Éditeur — Peut créer, consulter et modifier
   • Administrateur — Droits administratifs complets

   Les rôles Viewer et Owner ne sont pas disponibles dans ce formulaire. Le rôle Owner est unique et ne peut pas être attribué par invitation.

7. Cliquez sur “Inviter”.

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Ce qui se passe après l’envoi

• Un email est automatiquement envoyé à l’adresse indiquée avec le sujet : “Invitation à rejoindre l’équipe [Nom de l’équipe]”.
• Le membership est créé avec le statut “En attente” (pending) dans la liste des membres.
• L’invitation reste visible dans la liste des membres tant qu’elle n’a pas été acceptée ou refusée.

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Suivre les invitations en attente

• Le nom du membre (si son profil existe)
• Son rôle
• Son email
• Un badge de statut “En attente” (orange) si l’invitation n’a pas encore été acceptée

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Renvoi d’invitation / Annulation

1. Dans la liste des membres, repérez l’invitation avec le statut “En attente”.
2. Cliquez sur le bouton rouge “X” à droite de la ligne du membre.
3. Un message de confirmation apparaît : “Invitation annulée.”
4. Le membre disparaît de la liste.

Pour renvoyer une invitation après annulation, répétez la procédure d’invitation depuis le début avec la même adresse email.

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5. Gérer les Membres

Qui peut gérer les membres ? Uniquement les membres avec le rôle Admin ou Owner.

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Voir la liste des membres

1. Accédez à Paramètres depuis le menu latéral.
2. Cliquez sur l’onglet “Membres”.
3. La liste affiche tous les membres et invitations de l’équipe avec :
   • Prénom / Nom
   • Rôle (affiché sous forme de badge ou de sélecteur selon vos droits)
   • Statut (badge “En attente” si invitation non acceptée)
   • Adresse email

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Modifier le rôle d’un membre

1. Dans la liste des membres, repérez la ligne du membre concerné.
2. Cliquez sur le sélecteur de rôle dans la colonne “Rôle” (il apparaît sous forme de menu déroulant pour les membres dont vous pouvez modifier le rôle).
3. Sélectionnez le nouveau rôle parmi :
   • Membre
   • Contributeur
   • Éditeur
   • Administrateur
4. Le changement est appliqué immédiatement. Un message de confirmation apparaît : “Rôle mis à jour.”

Remarque : Le rôle de l’Owner ne peut pas être modifié depuis cette interface. Votre propre rôle n’est pas non plus modifiable par vous-même.

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Suspendre un membre

La suspension désactive l’accès d’un membre à l’équipe sans supprimer son historique ni son membership. Cette fonctionnalité est gérée côté administration de la plateforme.

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Retirer un membre de l’équipe

1. Dans la liste des membres, repérez la ligne du membre à retirer.
2. Cliquez sur le bouton rouge “X” visible sur la ligne (uniquement pour les membres dont vous avez le droit de gérer).
3. Le membership est supprimé. Un message de confirmation apparaît : “Invitation annulée.”
4. Le membre disparaît immédiatement de la liste.

Attention : Cette action est irréversible. Pour réintégrer un membre retiré, vous devrez lui envoyer une nouvelle invitation.

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6. Accepter une Invitation (côté invité)

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Recevoir l’email d’invitation

• Expéditeur : L’équipe Oya Editions
• Sujet : “Invitation à rejoindre l’équipe [Nom de l’équipe]”
• Contenu : Le nom de la personne qui vous a invité, le nom de l’équipe, et un lien pour accepter l’invitation.

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Cas 1 — Vous n’avez pas encore de compte

1. Cliquez sur le lien d’invitation dans l’email.
2. La plateforme vous affiche une page récapitulant l’invitation : nom de l’équipe, rôle qui vous sera attribué, et l’adresse email destinataire.
3. Deux options s’offrent à vous :
   • Accepter : vous êtes redirigé vers la page de création de compte avec votre email pré-rempli. Créez votre compte, puis l’invitation est automatiquement traitée.
   • Décliner : l’invitation est refusée et vous êtes redirigé vers la page d’accueil.
4. Si vous avez déjà un compte avec cette adresse email, cliquez sur “Vous avez déjà un compte ? Connectez-vous” pour vous connecter et rejoindre l’équipe.

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Cas 2 — Vous avez déjà un compte

1. Cliquez sur le lien d’invitation dans l’email.
2. Si vous n’êtes pas connecté, vous êtes redirigé vers la page de connexion. Une fois connecté, vous revenez automatiquement sur la page d’invitation.
3. La page affiche l’invitation avec le nom de l’équipe et votre futur rôle.
4. Cliquez sur “Accepter” pour rejoindre l’équipe, ou “Refuser” pour décliner.

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Rejoindre l’équipe après acceptation

1. Un message de succès s’affiche : “Invitation acceptée pour l’équipe “[Nom de l’équipe]” !”
2. Votre session bascule automatiquement sur la nouvelle équipe (elle devient votre équipe active).
3. Vous êtes redirigé vers le tableau de bord de l’équipe.
4. L’équipe apparaît désormais dans votre sélecteur d’équipes (en haut à gauche).

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Consulter vos invitations en attente

1. Rendez-vous sur la page https://hub.editions.oya.africa/invites (accessible depuis l’email ou directement via l’URL).
2. Toutes vos invitations en attente y sont listées sous forme de cartes.
3. Pour chaque invitation, vous pouvez cliquer sur “Accepter” ou “Refuser”.

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7. Paramètres de l’Équipe

Qui peut accéder aux paramètres ? Uniquement les membres avec le rôle Admin ou Owner. Les autres rôles sont redirigés vers le tableau de bord.

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Accéder aux paramètres

1. Dans la barre de navigation latérale, cliquez sur “Paramètres” (icône engrenage ou lien dédié dans la section équipe).
2. La page des paramètres s’ouvre sur l’onglet “Général” par défaut.
3. Deux onglets sont disponibles :
   • Général — informations et configuration de l’équipe
   • Membres — gestion des membres et invitations

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Modifier les informations de l’équipe

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Modifier le nom et le logo

1. Cliquez sur le bouton “Modifier l’équipe” (icône crayon, en haut à droite).
2. Une fenêtre de dialogue s’ouvre avec les champs modifiables :
   • Nom de l’équipe — entre 3 et 50 caractères (champ requis)
   • Logo — image optionnelle (taille recommandée : 256 × 256 pixels)
3. Pour changer le logo : cliquez sur le sélecteur de fichier, choisissez une image. Un aperçu s’affiche immédiatement.
4. Cliquez sur “Enregistrer” pour valider.
5. Un message de confirmation apparaît : “Équipe mise à jour avec succès.”

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Voir le nom actuel de l’équipe

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Accéder à la gestion des membres depuis l’onglet Général

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Paramètres avancés

Les options suivantes sont disponibles dans le code mais désactivées dans l’interface actuelle (prévues pour une version future) :

• Quitter l’équipe — Permet à un membre de quitter volontairement l’équipe. Après cette action, vous perdez l’accès à l’équipe et à ses ressources.
• Supprimer l’équipe — Suppression définitive de l’équipe et de toutes ses données. Action irréversible, réservée à l’Owner.

Ces fonctionnalités seront disponibles dans une prochaine mise à jour de la plateforme. Pour toute demande urgente (quitter ou supprimer une équipe), contactez l’administration d’Oya Editions.

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Récapitulatif des accès par rôle